Gemeente Oss enthousiasmeert vrijwilligersbesturen zich jaarlijks te verantwoorden met ‘visitekaartjes’ in plaats van jaarverslagen. “We stellen het niet verplicht”, zegt Annemieke Verstraten, adviseur en projectleider maatschappelijk vastgoed bij de gemeente Oss, “maar inmiddels hebben 11 van de 23 besturen er al een gemaakt.”
Van la naar prikbord
Een jaarverslag maken is voor de meeste mensen geen aantrekkelijke taak. Zeker niet als je het in je vrije tijd moet doen, omdat je vrijwillig bestuurder bent van een maatschappelijke voorziening. Het ‘visitekaartje’ is een gouden uitvinding. Het is een flyer met een persoonlijke noot van de bestuurder, wat cijfers en enkele mooie citaten.
Stiekem zijn de visitekaartjes belangrijke KPI’s en zorgen ze voor een groot stuk verantwoording naar de raad, want je ziet gelijk wat de maatschappelijke impact is. Dit ‘jaarverslag’ belandt niet onder in de la, maar aan het prikbord.
Trots op je werk
Het is voor de vrijwilligers ook leuk om te maken. Het ziet er mooi uit en je ziet waar je het allemaal voor doet. Je maakt impact waar je trots op bent. Dit zorgt ervoor dat zoveel besturen er enthousiast mee aan de slag gaan. “En wij kunnen benchmarken. Dat is heel handig”, zegt Annemieke.
Slim en simpel
Juist dat eenvoudige werkt. “Ieder visitekaartje is één A4’tje”, vertelt Annemieke. “Je ziet cijfers in één oogopslag. Het gaat over het aantal vrijwilligers, de dagen dat ze open zijn, het aantal boekingen, activiteiten en bezoekers. En er staat ook bij waarvoor mensen komen.” Daarmee blijft het niet bij kale cijfers. “Er zitten quotes in, een foto en een persoonlijke noot van de voorzitter. Dat maakt het toegankelijk.”
De eerste keer kregen de besturen nog wat hulp. “Een dochter van een voorzitter heeft het format gemaakt. Het is kopieerbaar. Inmiddels kunnen ze het ieder jaar zelf doen.”
Geen trucje
Dat de visitekaartjes aanslaan, komt niet alleen door het format. Oss bouwt al langer aan de relatie met de besturen van de wijk- en dorpshuizen. Annemieke: “We hebben drie keer per jaar domeinbijeenkomsten voor alle besturen, met een thema waar iets te halen valt. Die agenda bepalen we met een klankbordgroep.”
Tijdens die bijeenkomsten delen besturen kennis, bespreken ze lastige onderwerpen en leren ze van elkaar. Soms gaat het over inhoud, soms over fiscaliteit of financiering. Annemieke: “Daar hebben we ooit ook fiscale zaken uitgelegd en ondersteund, want het ging helemaal mis. Dan helpt het als je elkaar kent en samen kunt corrigeren.” Juist die combinatie van relatie, ondersteuning en ruimte maakt dat iedereen in zijn eigen tempo kan meedoen. “De een is wat sneller en voortvarender dan de ander. Maar we hebben niemand die afhaakt.”
Van beheer naar waarde
Achter die vrolijke A4’tjes zit dus een grotere beweging. In Oss verschuift het gesprek over maatschappelijke voorzieningen van stenen en exploitatie naar maatschappelijke waarde. “We willen aan de voorkant laten zien wat zij waard zijn”, zegt Annemieke.
Dat helpt ook in gesprekken met de raad. Daar wordt vaak eerst naar de exploitatie gekeken. Annemieke: “De raad rekent telkens af op exploitatie. Als het eronder is en ik moet bijplussen, dan ontstaat al snel de vraag of het niet goedkoper kan.” Dan maakt zo’n visitekaartje ineens veel verschil. “Alleen een jaarrekening zegt niks, maar een jaarbeeld zegt wel iets.”
Heel veel geld
En soms levert dat letterlijk heel veel geld op. Annemieke noemt een ontmoetingscentrum dat eerst nog ter discussie stond. “In de voorzieningenkaart stond dat er maar eens uitgezocht moest worden of het nog bestaansrecht had.” De sfeer was in het begin gespannen. “Die bestuurders waren superboos toen we daar de eerste keer binnenkwamen. Ze dachten: jullie komen dit ding sluiten.”
In plaats van snel te oordelen, ging Oss eerst de vraag in de wijk ophalen. “Hier wonen 6.000 mensen in de wijk”, zegt Annemieke. “Dan kan het toch niet zo zijn dat jullie hier geen bestaansrecht hebben?” Samen met externe partijen gingen ze op zoek naar de echte behoefte. Dat kantelde alles. “Ze gingen in de 'aanstand'. Er kwamen werkgroepen. En ze zijn van 15 naar 65 procent bezetting gegaan in een paar maanden tijd.”
Toen de meerwaarde zichtbaar werd, veranderde ook het gesprek met de raad. Annemieke: “Nu heeft de raad de financiering rond. We gaan het hele pand renoveren, verduurzamen en verbouwen.” Het gaat niet om een kleine ingreep. “Dan heb je het over miljoenen die in zo’n pand moeten. En zelfs in deze tijden gingen ze akkoord. Dat is best bijzonder.”
Soms ook niet
Toch zegt Annemieke er meteen bij dat dit niet betekent dat ieder gebouw altijd open moet blijven. “Het is niet zo zwart-wit.” In Oss kijken ze juist scherper naar wat een plek toevoegt. Soms blijkt dat een voorziening weinig doet en dat activiteiten prima een paar honderd meter verderop kunnen landen. “Dan laat ik het doodbloeden en gaat het dicht.” Ook dat hoort bij strategisch sturen.
Strategisch programmeren
Het visitekaartje lijkt klein, maar het opent een groot gesprek. Over programmering, legitimatie, financiering en de plek van voorzieningen in de wijk. Precies dat gesprek staat centraal tijdens de netwerkbijeenkomst van de Account- en assetmanagers. Annemieke zal dit toelichten en we sparren over de verschillende aanpakken.
Ook meedoen?Meld je aan voor de netwerkbijeenkomst voor Accountmanagers op 26 mei 2026 in Amersfoort. Ben je nog geen lid van dit netwerk? Stuur dan een mailtje naar info@bouwstenen.nl. |
|
Meer informatie
- Publicatie: Accounts managen - 'Rollen in het vastgoedmanagement' (Bouwstenen, 2017)
- Impressie: Bijeenkomst Accountmanagers (Bouwstenen, 2025)
- Video: Sfeerimpressie bijeenkomst Accountmanagers (Bouwstenen, 2025)
