1612 Verder met de KPI's voor maatschappelijk vastgoed

Donderdag 8 december komen de Financiële experts bij elkaar in Amersfoort in doe-het-zelf-café De Rooie Cent, om verder te praten over Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's).

‘Knoppen’

De experts vervolgen het gesprek van oktober over portefeuillesturing via KPI’s. Allereerst bespreken zij de knoppen waar je bij het beheren van je vastgoedportefeuille binnen de gemeente allemaal aan kunt draaien. Deze ‘knoppen’ passeren de revue:

• Bezettingsgraad verbeteren
• Verkoop en aankoop
• Onderhoud efficiency / kosten verlagen
• Verduurzamen
• Outsourcing
• Huurprijzen optimaliseren
• Optimaliseren cashflow vastgoedbedrijf
• Assetplannen voor de individuele objecten maken die past bij de portefeuillestrategie
• Demarcatie aanscherpen

KPI’s

Dan bespreken we de mogelijke KPI’s, waarbij een belangrijk credo voor gemeenten die beginnen met sturen op KPI’s is ‘Less is more’. Kies de KPI’s die je echt belangrijk vindt om te monitoren en bouw deze naarmate de sturing en monitoring beter is ingeregeld langzaam uit. We maken onderscheid tussen financiële en overige KPI’s.

Financiële KPI’s:

• Internal Rate of Return (IRR): Mooie paraplu-KPI: bevat alle parameters van de vastgoedexploitatie. Een mooie indicatie of er wellicht iets niet klopt aan het object of anders mogelijk aan de informatie over het object. Deze KPI heeft daarmee een mooie zuiverende werking voor de informatie.
• Bruto-netto verhouding (%): Welk deel van huurinkomsten gaat verloren aan exploitatielasten?
• Verschil tussen contracthuur en kostprijsdekkende huur (absoluut en %)
• Verschil boekwaarde en marktwaarde (absoluut en %)
• Verschil boekwaarde en WOZ-waarde (absoluut en %)
• Kengetallen per pand per m² BVO (beheerkosten, onderhoud, WOZ-waarde, herbouwwaarde, etc.)
• Bruto aanvangsrendement (BAR)
• Netto aanvangsrendement (NAR)

Overige KPI’s:

• Leegstand (%)
• Duurzaamheid (bijv. energielasten per m² of % energielasten, energielabel, BREEAM-score, etc.)
• Onderhoudsniveau objecten
• Klanttevredenheid
• Grootheden per inwoner
• m² BVO
• Huuromzet
• Onderhoudskosten
• Aantal objecten
• Beheerkosten

Actualiteiten

Actueel zijn de ontwikkelingen van ‘waar staat je gemeente’, waar de 50 basis KPI’s die conform de aanpassingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), vanaf 2016 per gemeente worden weergegeven. Hier zitten nog geen vastgoed-KPI’s bij. We zien wel een tendens naar steeds meer transparantie en dus ook over de vastgoedportefeuille getuige deze beweging, de toenemende aandacht vanuit de rekenkamers voor het gemeentelijk vastgoed en getuige de nieuwe benchmark gemeentelijk vastgoed chefs vastgoed weer nieuw leven heeft ingeblazen.

Waarom KPI’s?

KPI’s geven je veel meer het stuur in handen bij het beheren van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Je maakt transparant welke geldstromen rondgaan in de meest kapitaalkrachtige balanspost van de gemeente, legt verantwoording af, geeft inzicht in het verbeterpotentieel en bereikt zuiverheid in de inputdata, wat een versterkend effect geeft op de beleving van ‘aan het stuur staan’.

Met KPI’s heb je de mogelijkheid investeringsbeslissingen beter te onderbouwen, omdat je kunt aangeven welke effecten je verwacht op deze KPI’s. Het helpt kortom om vooruit te kijken en perspectieven te schetsen. De aanpak is drieledig:

1. ambities bepalen
2. voorbereiden van de ingrepen (‘knoppen’)
3. vooruitblik geven van de effecten in het Meerjarenprogramma Vastgoed, zowel op de kosten, de opbrengsten als de KPI’s (financieel en overig).

Als nadeel benoemen we dat het tijd kan kosten om de informatie van de objecten goed bij elkaar te verzamelen. Dit is echter een stap die gemeenten sowieso moeten zetten om hun beheer goed, doelmatig en doeltreffend, te kunnen uitvoeren. Dat is ook meteen een belangrijke randvoorwaarde: Sturen aan de hand van KPI’s kan alleen als de informatie van de panden op orde is. KPI’s kunnen hierbij dus ook een goed hulpmiddel zijn om foutieve data op te sporen.

Meer informatie

• ‘Waar staat je gemeente’ over 50 basis KPI’s
• Presentatie van Wouter 'KPI's en portefeuillesturing'